理論與法規學習資料：常用方法

　　監理工程師組織協調可采用如下方法：

　　(1)會議協調法

　　會議協調法是建設工程監理中最常用的一種協調方法，實踐中常用的會議協調法包括第一次工地會議、監理例會、專業性監理會議等。

　　1)第一次工地會議

　　第一次工地會議是建設工程尚未全面展開前，履約各方相互認識、確定聯絡方式的會議，也是檢查開工前各項準備工作是否就緒并明確監理程序的會議。第一次工地會議應在項目總監理工程師下達開工令之前舉行，會議由建設單位主持召開。監理單位和總承包單位的授權代表參加，也可邀請分包單位參加，必要時邀請有關設計單位人員參加。

　　2)監理例會

　　①監理例會是由總監理工程師主持，按一定程序召開的，研究施工中出現的計劃、進度、質量及工程款支付等問題的工地會議。

　　②監理例會應當定期召開，宜每周召開一次。

　　③參加人包括：項目總監理工程師(也可為總監理工程師代表)、其他有關監理人員、承包商項目經理、承包單位其他有關人員。需要時，還可邀請其他有關單位代表參加。

　　④會議的主要議題如下：a.對上次會議存在問題的解決和紀要的執行情況進行檢查；b.工程進展情況；c.對下月(或下周)的進度預測；d.施工單位投入的人力、設備情況；e.施工質量、加工訂貨、材料的質量與供應情況；f.有關協調問題；g.索賠及工程款支付；h.質量問題處理措施。

　　⑤會議紀要

　　會議紀要由項目監理工程師機構起草，經與會各方簽認，然后分發給有關單位。會議記錄內容如下：a.會議地點及時間；b.出席者姓名、職務及他們代表的單位；c.會議中發言者的姓名及所發表的主要內容；d.決定事項；e.諸事項分別由何人何時執行。

　　3)專業性監理會議

　　除定期召開工地監理例會以外，還應根據需要組織召開一些專業性協調會議，例如加工定貨會、業主直接分包的工程內容承包單位與總包單位之間的協調會、專業性較強的分包單位進場協調會等，由授權的監理工程師主持會議。

　　(2)交談協調法

　　在實踐中，并不是所有問題都需要開會來解決，有時可采用“交談”這一方法。交談包括面對面的交談和電話交談兩種形式。

　　無論是內部協調還是外部協調，這種方法使用頻率都是相當高的。其作用在于：

　　1)保持信息暢通。由于交談本身沒有合同效力及其方便性和及時性，所以建設工程參與各方之間及監理機構內部都愿意采用這一方法進行。

　　2)尋求協作和幫助。在尋求別人幫助和協作時，往往要及時了解對方的反應和意見，以便采取相應的對策。另外，相對于書面尋求協作，人們更難于拒絕面對面的請求。因此，采用交談方式請求協作和幫助比采用書面方法實現的可能性要大。

　　3)及時地發布工程指令。在實踐中，監理工程師一般都采用交談方式先發布口頭指令，這樣，一方面可以使對方及時地執行指令，另一方面可以和對方進行交流，了解對方是否正確理解了指令。隨后，再以書面形式加以確認。

　　(3)書面協調法

　　當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表達自己意見時，就會用到書面協調的方法。書面協調方法的特點是具有合同效力，一般常用于以下幾方面：

　　1)不需雙方直接交流的書面報告、報表、指令和通知等。

　　2)需要以書面形式向各方提供詳細信息和情況通報的報告、信函和備忘錄等。

　　3)事后對會議記錄、交談內容或口頭指令的書面確認。

　　(4)訪問協調法

　　訪問法主要用于外部協調中，有走訪和邀訪兩種形式。走訪是指監理工程師在建設工程施工前或施工過程中，對與工程施工有關的各政府部門、公共事業機構、新聞媒介或工程毗鄰單位等進行訪問，向他們解釋工程的情況，了解他們的意見。邀訪是指監理工程師邀請上述各單位(包括業主)代表到施工現場對工程進行指導性巡視，了解現場工作。因為在多數情況下，這些有關方面并不了解工程，不清楚現場的實際情況，如果進行一些不恰當的干預，會對工程產生不利影響。這個時候，采用訪問法可能是一個相當有效的協調方法。

　　(5)情況介紹法

　　情況介紹法通常與其他協調方法是緊密結合在一起的，它可能是在一次會議前，或是一次交談前，或是一次走訪或邀訪前的向對方進行的情況介紹。形式上主要是口頭的，有時也伴有書面的。介紹往往作為其他協調的引導，目的是使別人首先了解情況。因此，監理工程師應重視任何場合下的每一次介紹，要使別人能夠理解你介紹的內容、問題和困難、你想得到的協助等。

　　總之，組織協調是一種管理藝術和技巧，監理工程師尤其是總監理工程師需要掌握領導科學、心理學、行為科學方面的知識和技能，如激勵、交際、表揚和批評的藝術、開會的藝術、談話的藝術、談判的技巧等等。只有這樣，監理工程師才能進行有效的協調。