水利水電工程輔導(dǎo):水利工程建設(shè)檔案的要求檔案
為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，根據(jù) 《 中華人民共和國(guó)檔案法 》 、 《 水利檔案工作規(guī)定 》 及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)， 2005 年 11 月 1 日水利部發(fā)布 《 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 》 （水辦「2 005」480 號(hào)），自 2005 年 12 月 10 起施行。該辦法共五章三十二條，其中第一章總則、第二章檔案管理、第三章歸檔與移交管理、第四章檔案驗(yàn)收、第五章附則。原水利部制定的 《 水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定 》 （水辦[ 1997 ] 275 號(hào)），同時(shí)廢止。
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指水利工程建設(shè)項(xiàng)目根據(jù)水利工程建設(shè)程序在工程建設(shè)各階段（前期工作、施工準(zhǔn)備、建設(shè)實(shí)施、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等）形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
一、檔案的歸檔與移交方面的基本要求
根據(jù) 《 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定 》 的有關(guān)規(guī)定，工程參建單位在檔案的歸檔與移交方面的基本要求有：
1 .水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限，不得短于工程的實(shí)際壽命。
2 .水利工程檔案的歸檔工作一般由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。
3 .監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。
4 .水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合 《 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 》 （ GB / T 11822 一 2000 ）。歸檔圖紙應(yīng)按 《 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法 》 （ GB / T 10609 . 3 一 1989 ）要求統(tǒng)一折疊。
5 .竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋竣工圖章，有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。
6 .施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：
（ 1 ）按施工圖施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
（ 2 ）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；
（ 3 ）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過 1 / 3 的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明竣工階段和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署竣工圖確認(rèn)章。
7 .水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
8 .電子文件的整理、歸檔，參照 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB / T 18894 一 2002 ） 執(zhí)行。
9 .項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：
（ l ）項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存 1 套較完整的工程檔案材料（當(dāng)立者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存 1 套）；
（ 2 ）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；
（ 3 ）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；
（ 4 ）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交 1 套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料。
10 .工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定。可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。