4 .歸檔與移交( 4 分)。
(二)水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容,應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程,不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進行或通過工程的竣工驗收。
(三)大中型水利工程在竣工驗收前應進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進行;正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。
(四)水利工程在進行檔案專項驗收前,項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢,確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后,可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告,并提出檔案專項驗收申請。
檔案驗收申請應包括項目法人開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數(shù)、自檢結(jié)論等內(nèi)容,并將項目法人的檔案自檢工作報告和監(jiān)理單位專項審核報告附后。
檔案自檢工作報告的主要內(nèi)容:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖編制與整理情況,檔案自檢工作的組織情況,對自檢或以往階段驗收發(fā)現(xiàn)問題的整改情況,按 《 水利工程建設(shè)項目檔案驗收評分標準 》 自檢得分與扣分情況,目前仍存在的問題,對工程檔案完整、準確、系統(tǒng)性的自我評價等內(nèi)容。
專項審核報告的主要內(nèi)容:監(jiān)理單位履行審核責任的組織情況,對監(jiān)理和施工單位提交的項目檔案審核、把關(guān)情況,審核檔案的范圍、數(shù)量,審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題與整改情況,對檔案內(nèi)容與整理質(zhì)量的綜合評價,目前仍存在的問題,審核結(jié)果等內(nèi)容。
(五)檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
1 .聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告。
2 .聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告。
3 .對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程,還應聽取被委托單位的檢查評定意見。
4 .查看現(xiàn)場(了解工程建設(shè)實際情況)。
5 .根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的 8 % ,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的 10 % ;抽查檔案總量應在 200 卷以上。
6 .驗收組成員進行綜合評議。
7 .形成檔案專項驗收意見,并向項目法人和所有會議代表反饋。
8 .驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。